Regulation of official integrity

Article 1 Definitions.

For the purposes of these regulations, the following definitions shall apply:

A. Aanklager
De persoon, niet zijnde een politiek ambtsdrager van de gemeente Wassenaar, die werkzaam is of werkzaam is geweest bij de gemeente Wassenaar en een klacht over ongewenst gedrag indient. Behalve de eigen werknemers kunnen ook uitzendkrachten, detacheringskrachten, stagiairs en andere personen die werkzaamheden verrichten of hebben verricht ten behoeve van de gemeente Wassenaar een klacht indienen wegens ongewenst gedrag.
B. Aangeklaagde
Een persoon, niet zijnde een politiek ambtsdrager van de gemeente Wassenaar, die werkzaam is of is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt.
C. Adviseur
Een persoon die door zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een medewerker in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand
D. Afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders
De afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders;
E. Afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders
De afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders.
F. Ambtenaar
Degene die krachtens een arbeidsovereenkomst bij een overheidswerkgever werkzaam is.
G. Ambtseed of belofte
Een plechtige verklaring dat men de waarheid spreekt of zal spreken en/of iets belooft te doen.
H. Cao
De voor de ambtenaar geldende cao
I. Directie
De concerndirectie van de gemeente Wassenaar als bedoeld in artikel 31 van de Gemeenschappelijke Regeling gemeente Wassenaar.
J. Discriminatie
Ongewenst gedrag op basis van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, seksuele geaardheid of welke grond dan ook, dat van zodanige aard is, dat de waardigheid en/of lichamelijke integriteit van een werknemer wordt aangetast of zo wordt ervaren door de werknemer die er persoonlijk mee wordt geconfronteerd.
K. Externe instantie
De instantie die naar het oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand te onderzoeken.
L. Financiële belangen
Onder financieel belang wordt in ieder geval verstaan het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond en een financiële deelneming in ondernemingen. De werkgever is bevoegd andere financiële belangen aan te wijzen, die betrekking hebben op deze bijlage.
M. Integriteit
De mate waarin werknemers zich in contacten oprecht, onkreukbaar en rechtschapen gedragen. Tevens mag de gemeente Wassenaar nooit in diskrediet worden gebracht en mag de betreffende werknemer geen verplichtingen aangaan ten opzichte van een burger, organisatie of instelling anders dan in puur functionele zin.
N. Klacht
Een door de aanklager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft, is omschreven.
O. Klachtencommissie
De Landelijke Klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid die met ingang van 1 januari 2007 is ingesteld.
P. Melder
De werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling.
Q. Melding
De melding van een vermoeden van een misstand door de melder op grond van deze regeling.
R. Nevenwerkzaamheden
Alle werkzaamheden die, betaald of onbetaald, binnen of buiten de gemeente Wassenaar worden verricht door de werknemer en die de belangen van de organisatie kunnen raken.
S. Niet-integer handelen
Handelen in strijd met:
a. deze regeling;
b. het wettelijk kader;
c. datgene waarvan de werknemer weet of redelijkerwijs moest vermoeden dat hij dat hoort te doen of na te laten.
T. Onderzoeker(s)
De persoon of personen aan wie de directie het onderzoek naar de misstand opdraagt.
U. Ongewenst gedrag
Discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en pesten of andere gedragingen en uitingen die door de werknemers als ongewenst worden ervaren
V. Pesterij, agressie en geweld
Voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid of zo wordt ervaren door de werknemer die er persoonlijk mee wordt geconfronteerd.
W. Seksuele intimidatie
Seksueel getinte aandacht binnen of in verband met de werksituatie, die tot uiting komt in verbaal, fysiek of ander non-verbaal gedrag, dat ongewenst is of zo wordt ervaren door de werknemer die er persoonlijk mee wordt geconfronteerd.
X. Vermoeden van een misstand
Het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:
a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en
b. het maatschappelijk belang in het geding is bij:
1. de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,
2. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,
3. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,
4. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,
5. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Y. Vertrouwelijke informatie
Met vertrouwelijke gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan. Zowel werknemers onderling als de inwoners en andere personen of instanties waarmee de gemeente Wassenaar contacten onderhoudt, moeten daarop kunnen vertrouwen. Een werknemer gaat daarom zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn arbeidsovereenkomst beschikt. Bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst tekent hij in dit kader ook een geheimhoudingsverklaring.
Z. Vertrouwenspersoon
Persoon die is aangewezen om als vertrouwenspersoon voor de gemeente Wassenaar te fungeren. De vertrouwenspersoon treedt op als aanspreekpunt voor werknemers die geconfronteerd worden of zijn met ongewenst gedrag of een melding doen in verband met de bijlage ‘Melding vermoeden misstanden’ en ondersteunt en begeleidt hen.

AA. Werkgever
De gemeente Wassenaar, welke handelt zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de Wet Huis voor klokkenluiders. Bevoegdheden kunnen bij volmacht elders belegd zijn overeenkomstig het Algemeen mandaatbesluit gemeente Wassenaar.

Article 2 General provisions

  1. The employee must be able to perform his job independently without being influenced or feeling pressured. The employee acts in such a way that no obligations other than functional obligations are experienced towards other persons or agencies. The appearance of non-integrity in this regard is also avoided.
  2. When an employee has a personal interest, he shall not let it play a role with respect to decision-making and/or advising. If possible, the employee shall refrain from deliberating, advising and/or making decisions in such situations.
  3. If there is a situation as referred to in point 2 of this article, the employee shall discuss it with his Manager. If this is not possible, the situation shall be reported to the Employer, all for the purpose of maximum openness and avoiding the appearance of non-integrity.
  4. The relevant matters from this regulation have been incorporated into the annual discussion cycle with employees.
  5. These regulations are in the public domain and can be accessed by third parties.
  6. Annexes 1 through 8 are an integral part of these regulations; in addition, Annexes 9 through 12 contain codes of conduct.
  7. All employees are made aware of these regulations, which are available digitally, upon signing the employment contract. A paper copy can also be issued upon request.
  8. These regulations also apply to internship, hiring and work experience agreements, with the exception of Chapters 1 through 6.

Article 3 Oath or promise of office

The employee is obliged to take an oath or promise of office, as described in the appendix 'Oath or promise of office'. In principle, this takes place as soon as possible after the effective date of the employment contract.

Article 4 Confidential advisor and reporting suspected wrongdoing

  1. The employer has appointed an external confidential advisor, see the appendix 'Confidential advisor'. He will support the interests of employees if there is a report under the appendices 'Reporting Suspected Abuse' or 'Complaints of Undesirable Behavior'.
  2. The person receiving a report referred to in the previous paragraph of this article shall treat the report and/or complaint confidentially and independently.
  3. The name and contact information of the confidential advisor are listed on Intranet.

Article 5 Whistleblowing

In the case of a report as described in the appendix 'Reporting suspected wrongdoing', the recipient of the report discusses with the reporter whether further action is necessary. Action is then taken as described in the appendix 'Reporting suspected wrongdoing' adopted in accordance with Article 5(1)(e) of the Civil Service Act 2017.

Article 6 Complaint handling in cases of inappropriate behavior

Employees confronted with undesirable behavior may use the "Complaints of Undesirable Behavior" appendix.

Article 7 Ancillary activities

  1. The employee must declare the performance of outside activities, as described in the "Outside Activities" appendix.
  2. If the interest of the service insofar as they are related to their job performance is or may be harmed by the performance of the ancillary activities referred to in paragraph 1, the employer will prohibit the performance of ancillary activities.

Article 8 Disclosure of financial interests

The "Disclosure of Financial Interests" appendix identifies positions subject to a reporting requirement because of the risk of financial conflict of interest or the risk of improper use of sensitive information that may be associated with these positions.

Article 9 manners and private relations

Employees are expected to treat others in a respectful manner, both in contacts inside and outside the organization. This means that employees take another person seriously, listen to each other and treat each other decently. Employees are expected to support and, if necessary, correct each other in this regard. The appendix 'manners and private relations' discusses this in more detail.

Article 10 Representativeness

Employees are expected to dress representatively. If certain clothing or a uniform is prescribed for the performance of the work, the employee is obliged to comply with it. This is detailed in the "Representativeness" appendix.

Article 11 Privacy

  1. Confidential information is handled with discretion. The "Privacy Code of Conduct" appendix details the rules of conduct in this regard.
  2. Each employee signs a Confidentiality Agreement simultaneously with the signing of the employment contract.

Article 12 Social media

The "Social Media Code of Conduct" consists of guidelines developed to inform employees about responsible use of social media.

Article 13 Internet and E-mail

The "Code of Conduct on Use of Internet and Email" contains regulations on how to handle these means of communication.

Article 14 Information Security

It is important to handle information of the municipalities and municipality of Wassenaar with care. Information security is certainly not just about technical measures. The behavior of everyone who handles information is the most important part. Within the municipality of Wassenaar there are rules for information security, see the appendix 'Code of conduct for information security'.

Article 15 Personal use of goods or services

  1. Employees are not permitted to use employer property or facilities for private purposes unless expressly authorized by the Manager.
  2. Employees may be provided with service equipment such as a cell phone, laptop or tablet on loan under a business use agreement.
  3. Employees shall not allow other employees or persons working for the organization to perform services for private purposes during working hours, unless authorized by the employer in special cases. In turn, employees shall not perform services during working hours for private purposes of themselves or others.
  4. The unlawful appropriation of office supplies and other "consumer goods" is theft.
  5. For employees, ordering materials for private purposes through the employer is not permitted.

Article 16 Acceptance of gifts and funds

  1. If an employee receives gifts, monies and/or promises by virtue of their position, this shall be reported and recorded with their Manager. The gifts and/or monies are the property of the employer. Accordingly, a use is sought for them within the organization.
  2. The employee is not permitted to accept gifts, invitations or favors if the employee has a reasonable suspicion, that a quid pro quo is expected.
  3. The offering of gifts, invitations or favors shall take place in public as much as possible. It should be avoided that gifts are sent to a home address. If this is nevertheless done, the employee will report this to his Manager, after which a decision will be made on the destination of the gift or gratuity.
  4. Gifts that cannot be accepted will be returned to the sender.
  5. If a received gift and/or gratuity represents a value of less than €25, these may be retained in deviation from paragraph 1 of this article, unless paragraph 2 of this article occurs. This does not alter the fact that the receipt of a gift and/or gratuity must be reported to the Manager.
  6. Gifts, invitations or favors from third parties will not be accepted while discussions or negotiations are ongoing with that party.
  7. The employer may establish additional rules regarding the acceptance of gifts, invitations and favors.

Article 17 Claims

  1. Costs already reimbursed by other means cannot be claimed.
  2. To be eligible for reimbursement of claims (business travel or other expenses), employees must submit the claims within three months of when the expenses were incurred in accordance with applicable procedures.
  3. Any advances will be settled within one month, if possible.
  4. With regard to employee expense claims, an employee designated by the employer is responsible for proper administrative processing and recording of expense claims.
  5. If in doubt about a claim, the matter will be referred to the Manager.

Article 18 Travel abroad

  • An employee's foreign mission trip can only take place with the employer's permission.
  • Foreign missions are applicable in certain situations in case of training and exercise and instructions, seminars, congresses, excursions, etc. For this purpose, the employee is a delegate on behalf of the employer the Municipality of Wassenaar.
  • Invitations to travel, work visits and the like at the expense of third parties are always discussed with the employer and tested for integrity risks, such as conflicts of interest. The decision to approve a request and accept the invitation is determined by whether it will benefit the employer and/or may be detrimental to the employer.
  • Business travel will be reimbursed in accordance with what is stipulated on this subject in the most recently concluded collective bargaining agreement for civil servants.
  • A report shall be made of the foreign mission trip. Foreign trips are reported in an annual report.
  • Travel at the employer's expense by an employee's partner is permitted only if it is at the invitation of the receiving party and is in the employer's interest. The accompanying travel of the partner shall be included in the decision-making process.
  • Traveling with third parties at the employer's expense is not permitted. Traveling with third parties at their own expense is permitted in principle. In the event that a third party at his own expense intends to accompany the employee on the foreign mission, this shall be made known along with the request for permission. This will then also be included in the decision-making process regarding this.
  • Extending a foreign mission trip for private purposes is permitted, provided this has been included in the decision-making process. Additional travel and accommodation expenses will be borne entirely by the employee.
  • Functional expenses incurred in connection with the foreign mission will be reimbursed in accordance with applicable regulations. Expenses will be reimbursed to the extent deemed reasonable and justified.

Article 19 Other provisions

  1. Recruitment and selection interviews are conducted by at least two employees of the employer. When employees are selected, a background check in the form of a Certificate of Good Conduct will be conducted. This regulation should be the subject of discussion during the selection procedure and induction.
  2. Employees may, if desired, invite an objective third person to interviews. Generally, an advisor/counselor of the employee's choice will be the objective third person.

Article 20 Penalties

  1. In situations where it is determined that an employee has acted with non-integrity, this is considered contrary to the provisions of Article 6 of the Civil Service Act 2017 and Article 6:11 of the Civil Code. These articles describe that an employee is bound to behave as a good public servant and employee respectively. Considered is whether there is cause to apply a sanction.
  2. With respect to persons who otherwise perform work on behalf of the Municipality of Wassenaar, of whom non-integrity is established, appropriate measures will be taken. For this purpose, a decision will be made by the employer on an individual case-by-case basis, in which it will also be decided whether compensation will be claimed, whether or not through civil proceedings.
  3. In addition to the provisions of paragraph 1, the employer may conduct an investigation in the event of an integrity violation.

Article 21 Contingencies

In individual cases not provided for in these regulations or not reasonably provided for in these regulations, or in case of doubt about the application of these regulations, special provision may be made by the employer.

Official integrity regulation appendices